Aktuell sind es vor allem Krankheitswellen, die dafür sorgen, dass mühsam ausgetüftelte Schichtpläne immer wieder große Lücken aufweisen. Verschärft wird dieses Problem durch die Schwierigkeit, auch in Servicebereichen überhaupt sämtliche Stellen besetzen zu können. Vermutlich werden in Zukunft häufiger verfügbare Ressourcen nicht zum tatsächlichen Auftragsvolumen passen und damit zum Regelfall. Unser Fallbeispiel zur Entlassreinigung zeigt, wie groß das Optimierungspotential ist, selbst wenn nicht mehr Ressourcen zur Verfügung stehen: Mit Prozessdaten lassen sich Schichtpläne optimieren, um den Anteil offener Aufträge signifikant zu reduzieren. Das sorgt für spürbare Entlastung auf Station bei Entlassung und Neubelegung. Ganz ohne Personalaufbau.
Hinweis: Die Analyse lässt sich auf alle simplinic Prozesslösungen übertragen.
Wie in unserem Fallbeispiel der dezentralen Entlassreinigung eines Krankenhauses mit über 600 Betten: Der Schichtplan gibt ein Potential von 440 Bettenaufbereitungen wöchentlich her, das durchschnittliche Auftragsvolumen der letzten Wochen lag allerdings bei 470.
Das Ergebnis lässt sich anschaulich visualisieren: Im Tagesverlauf ist mit dem aktuellen Schichtplan eine hohe Anzahl "offener" Aufträge die Norm. In der Praxis bedeutet das: Ohne die Unterstützung der Pflege, Betten und Stellplätze selbst aufzubereiten, ist ein reibungsloser Patientenfluss fast nicht möglich. Der Prozess verursacht damit Beschwerden.
Eine Aufstockung der Reinigungsressourcen war kurzfristig nicht möglich, ein Rückgang des Belegungsdrucks nicht zu erwarten. Da unsere Reinigungssteuerungs-Software exakte Daten von Anforderungen und Bearbeitungen liefert, ist die Datenbasis für das Auftragsvolumen exakt je Stundenscheibe verfügbar. Das ist eine entscheidende Grundlage für die Prozessoptimierung, denn das Entlassverhalten auf Station erfolgt in gewissen Mustern, aber keinesfalls exakt gleich über den Tag verteilt und nie vollständig bis 12:00 Uhr: Es kommt unweigerlich zu Stoß- und Leerzeiten, wobei das Personal eben nur in engen Grenzen flexibel eingeteilt werden kann.
Wir nutzen daher für die Optimierung dieses Verteilungsproblems mathematische Methoden, um das Optimum an tatsächlichem Bedarf und Ressourcenzuteilung zu modellieren. Das Modell ist in der Lage den genauen Ressourcenbedarf für ein gewünschtes Servicelevel zu errechnen. In diesem Fallbeispiel geht es jedoch nur um die Optimierung des bestehenden Teams.
Neben den tatsächlichen Aufträgen je Stunde verwerten wir die sog. "Handling Time", also die realistische Bearbeitungszeit für eine Bettenaufbereitung. Hier sind hausindividuelle Besonderheiten im Prozess unbedingt zu berücksichtigen, etwa ob Reinigungskräfte immer im Zweier-Team arbeitet, ob vorbereitete Bettpakete auf Station gelagert werden können usw.
Das Modellergebnis für das 600-Betten Haus war der aufgeführte Schichtplan, bei exakt dem gleichen Personaleinsatz. Dabei wurde die Verfügbarkeit des Personals mit dem Kunden abgestimmt und "Grenzwerte" für eine maximale Teamauslastung von 80% berücksichtig. Es sind oft vermeintlich "weiche" Faktoren, die darüber bestimmen, ob ein Modell auch den Praxistest besteht: Viele Arbeitskräfte können nur vormittags arbeiten, weil Nachmittags Kinder betreut werden müssen, auch Fahrpläne öffentlicher Verkehrsmittel im ländlichen Raum setzen der Flexibilität des Arbeitseinsatzes manchmal Grenzen.
Die Schichtplanung lässt sich im Modell sofort auf die Wirkung überprüfen: Die Veränderung der Einsatzzeiten hat trotz gleichbleibender Personalressourcen einen signifikanten Einfluss auf die Verteilung offener Auftrage. Im Schnitt verbessert sich das Servicelevel um 20-25%.
Selbst mit knappen Ressourcen in den Service-Bereichen kann mit den richtigen Tools das Servicelevel signifikant optimiert werden.
Der Fachkräftemonitor der IHK Berlin sieht für die Gebäudereinigung voraus, dass in den nächsten Jahren das Angebot auf dem Arbeitsmarkt die Nachfrage nicht mehr bedienen wird. Es gibt begrenzt gegenläufige Trends, etwa Zuwanderung oder auch Konsolidierung der Nachfrage in Zeiten geringen Wachstums. Aber der Trend ist demographisch unumkehrbar und wird allen Arbeitgebern abverlangen, mit den verfügbaren Arbeitskräften die Produktivität im Krankenhaus insgesamt sicherzustellen.
Das Fallbeispiel zeigt, welchen Hebel die Digitalisierung in den Service-Bereichen im Krankenhaus hat: Selbst bei knappen Ressourcen können Probleme wie eine Bugwelle unerledigter Reinigungsaufträge reduziert werden. Ohne Digitalisierung dieses Prozesses wäre die Datenlage für eine Optimierungsanalyse nicht gegeben.
Unsere Analysen sind jederzeit verfügbar, in einem einstündigen Gespräch mit Objektleitern oder Fachverantwortlichen könne wir Defizite schnell erkennen und Lösungsvorschläge machen. Gute Daten und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in unterschiedlichen Rollen sind aus unserer Sicht wichtige Voraussetzung, damit der Krankenhausbetrieb bei zunehmendem Arbeitskräftemangel insgesamt zuverlässig läuft.
Wir "deployen" unsere Weiterentwicklungen schneller als wir unsere Webseite updaten können. Erfahren Sie von allen Updates direkt von unserem Produktteam.
